Contenuto
- Passare al digitale con GTD
- Perché Wunderlist? Perché ora?
- Una panoramica di Wunderlist
- Creazione di elenchi per un sistema GTD
- Raccolta di attività con Wunderlist
- Come usare Aggiungi a Wunderlist
- Organizzazione delle attività in Wunderlist
- Contesti
- Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto
- Getting Things Done di David Allen
- Dite la vostra! Vota la tua app GTD preferita
Jonathan è un insegnante certificato che ha insegnato nel Regno Unito e negli Stati Uniti. Ora lavora come consulente per l'apprendimento digitale.
Passare al digitale con GTD
Dimmi se suona familiare. Oggi sei più impegnato di quanto non lo sia mai stato, e il confine tra lavoro e casa è irrevocabilmente sfocato. Hai innumerevoli cose da fare e sembra che non ci sia mai abbastanza tempo per farne nemmeno la metà. Il tuo cervello è pieno di cose che non vuoi dimenticare e hai poco tempo per pensieri originali o atti spontanei di creatività. Quindi, crei elenchi, ma più spesso non, gli elenchi che crei per alleviare la tua ansia si aggiungono semplicemente ad esso.
Suona familiare? Se è così, non sei solo. Questo ero io prima di iniziare il mio viaggio con un sistema che cambia la vita chiamato Getting Things Done, (GTD). È un sistema che è stato creato da David Allen per risolvere tutti i problemi di cui sopra e per molte persone, me compreso, non è altro che una manna dal cielo. Il libro è stato originariamente pubblicato quasi 15 anni fa ed era basato principalmente su un sistema incentrato sulla carta con file fisici e cartelle per aiutarti a organizzare la tua vita. Di recente è stata rilasciata una nuova edizione per aggiornarla con gli ultimi progressi tecnologici.
Tuttavia, per me, la nuova versione del libro non è andata abbastanza lontano. Perché? Il sistema è solido come una roccia e funziona come sempre, ma uso pochissima carta giorno per giorno, quindi avevo bisogno di qualcosa che mi aiutasse a implementare GTD in un ambiente puramente digitale. In breve, dovevo essere senza carta. Ci sono molti strumenti digitali che sono in grado di facilitare questo, ma dopo molte riflessioni, ho optato per Wunderlist.
Quello che segue è una spiegazione di come utilizzo Wunderlist per implementare GTD nel mio flusso di lavoro. Non è un riepilogo di come iniziare con Getting Things Done. Invece, è un esempio di implementazione digitale. Il tuo potrebbe sembrare diverso. Questa è, per molti aspetti, una versione personale di Getting Things Done, ma è fedele al concetto originale.
Perché Wunderlist? Perché ora?
Uso Wunderlist come task manager da diversi anni, ma solo di recente ho deciso che sarebbe stato perfetto per la mia missione GTD. Perché? I miei criteri erano brevi, ma allo stesso tempo impegnativi. Ecco cosa volevo:
- Facilità di utilizzo
- Cross-platform
- Ottimo design
- Promemoria / Scadenze
- Gratuito da usare
Ho esaminato molti strumenti, ma solo Wunderlist è stata in grado di soddisfare la maggior parte delle mie esigenze per la maggior parte del tempo. Mi piace poterlo accedere ovunque e su qualsiasi dispositivo. Tuttavia, altrettanto importante è che funzioni. Ci sono pochissimi, se del caso, bug o problemi con la sincronizzazione tra i dispositivi. Per me, questo significa che mi fido al 100%. Quel livello di fiducia è la chiave per qualsiasi implementazione GTD.
Una panoramica di Wunderlist
Creazione di elenchi per un sistema GTD
Avevo un gran numero di elenchi in Wunderlist. Adesso ne ho sette. Ogni elenco è in qualche modo basato sugli elenchi consigliati da David Allen nel suo libro. Sono:
- Posta in arrivo
- Progetti
- Azioni successive: lavoro
- Azioni successive: Altro
- Aspettando
- Un giorno forse
- Leggi / guarda più tardi
Se hai utilizzato il sistema GTD, gli elenchi sopra dovrebbero sembrarti familiari. Ho diviso "Azioni successive" in Lavoro e Altro, che essenzialmente significa lavoro e casa, ma ho molte cose da fare fuori casa e lavoro, quindi ho deciso di nominare questo elenco con un'etichetta adeguatamente generica.
L'elenco "Leggi / Guarda più tardi" è qualcosa per cui ho considerato l'utilizzo di Pocket. Pocket è uno strumento di bookmarking gratuito e multipiattaforma che ti consente di salvare cose da leggere in seguito da quasi tutti i dispositivi. Quindi, per molti aspetti, questo sarebbe lo strumento ideale, ma volevo mantenere questo elenco di collegamenti più vicino alla base di casa e una parte visibile della revisione settimanale, quindi ho creato un elenco per loro in Wunderlist. La maggior parte degli elementi in questo elenco sono pagine di siti Web, ma puoi aggiungere PDF e altri file in base alle tue esigenze.
Tuttavia, ho fatto ricorso a uno strumento esterno per completare la mia configurazione GTD. Per i materiali di supporto del progetto utilizzo OneNote, principalmente perché spesso è costituito da collegamenti Web e l'estensione del browser Aggiungi a Wunderlist consente solo di aggiungere elementi a un elenco, anziché un'attività. Inoltre, non riuscivo a pensare a un modo per organizzare tutto ciò di cui avevo bisogno in Wunderlist senza compromettere il mantra dei passaggi successivi associato ai progetti in corso. OneNote ti consente di aggiungere facilmente note, ritagli Web, file di dati, registrazioni audio e altro ancora e funziona su più dispositivi.
Raccolta di attività con Wunderlist
Ci sono molti modi per catturare i tuoi pensieri, idee e risorse in Wunderlist. Se sono sul mio smartphone o tablet, utilizzo l'app mobile Wunderlist. Wunderlist ha app per iPhone, iPad, Android e Kindle Fire, quindi è disponibile un'app per ciascuna delle piattaforme mobili più popolari. C'è anche un'app per Mac e una anche per Windows. Chrome e Utenti di Chrome OS può sfruttare l'app desktop Chrome in pacchetto che funziona offline e online.
Un altro ottimo modo per inserire elementi nella tua Wunderlist è l'estensione del browser Aggiungi a Wunderlist disponibile per Chrome, Firefox e Safari. Con un semplice clic del mouse, puoi aggiungere rapidamente contenuti basati sul Web alla tua Posta in arrivo. Puoi anche utilizzare Aggiungi a Wunderlist su iOS tramite il menu di condivisione se sul tuo dispositivo è installato iOS 8 o versioni successive.
Infine, la funzione Mail to Wunderlist ti consente di inviare un'e-mail direttamente alla tua casella di posta di Wunderlist. Dopo aver abilitato Mail to Wunderlist nelle impostazioni del tuo account, puoi inviare qualsiasi email alla tua lista inoltrandola a [email protected]. Se lo invii dall'indirizzo email associato al tuo account Wunderlist, apparirà magicamente nella tua Posta in arrivo con il titolo dell'oggetto dell'email come attività, mentre il corpo dell'email verrà aggiunto come nota. Mail to Wunderlist può essere ottimo per inoltrare le email che desideri trasformare in attività.
Gli utenti di Outlook possono anche utilizzare Wunderlist per Outlook. Questo semplice componente aggiuntivo fa praticamente la stessa cosa, ma ti dà molto più controllo su quale elenco aggiungere l'email. Wunderlist per Outlook è disponibile per Outlook 2013 o versioni successive, nonché per Outlook sul Web.
Come usare Aggiungi a Wunderlist
Organizzazione delle attività in Wunderlist
Tutte le attività, i pensieri e le idee che aggiungo a Wunderlist iniziano la mia casella di posta. Questo è il mio secchio "prendi tutto". Tutto va qui, non importa quanto casuale sia il pensiero. Gli elementi della Posta in arrivo vengono quindi ordinati in altri elenchi quando ho tempo. Alcune attività vengono spostate nel cestino se non sono più rilevanti o utilizzabili. I materiali del progetto raramente arrivano nella mia Posta in arrivo perché li aggiungo direttamente a OneNote.
Uso le attività secondarie in Wunderlist per aggiungere i passaggi successivi per i progetti. Occasionalmente userò anche la sezione delle note per fornire maggiori dettagli o spiegazioni sulla natura del progetto, ma questo non è qualcosa che faccio molto. Se lo desideri, puoi aggiungere file alle attività in Wunderlist. La versione gratuita ti limita a una dimensione massima del file di 5 MB, ma Wunderlist Pro rimuove questa restrizione.
È possibile aggiungere promemoria e date di scadenza alle attività o ai progetti che ne hanno bisogno. David Allen parla di mantenere le attività sensibili al tempo esclusivamente nel tuo calendario, ma le mie finiscono in entrambi i posti a causa dell'URL del feed del calendario di Wunderlist che può essere utilizzato per aggiungere automaticamente le tue attività a Outlook, iCal, Google Calendar o altri calendari basati sul web.
Contesti
Nel sistema GTD, i contesti sono la capacità di ordinare le attività per tipo, a seconda dell'umore, del luogo o del tempo che hai a disposizione. In Wunderlist, utilizzo gli hashtag per designare i miei contesti. In vari punti avrò contesti come #mileage, #phonecall, #email, #blogpost, #hubpages, ecc. Tutto quello che devi fare è aggiungere un hashtag all'attività che inserisci e Wunderlist ti permetterà di ordinare in base a uno specifico hashtag semplicemente cliccando o toccando quello che vuoi vedere. Questo mostra tutte le attività con quell'hashtag e ti consente di lavorare su un gruppo mirato di attività. È veloce ed efficiente.
Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto
Wunderlist è stata recentemente acquisita da Microsoft, ma è normale per questa popolare app di produttività. Microsoft ha dichiarato di essere impegnata a mantenere l'app in esecuzione e ad aggiornarla con nuove funzionalità nel prossimo futuro, quindi questa è sicuramente una buona notizia visto quanto tempo e fiducia è necessario investire in un'app GTD.
Wunderlist è una scelta naturale per GTD, ma allo stesso tempo mi rendo conto che qualcosa di così importante sarà sempre una questione di preferenze personali. Altre opzioni sono elencate nel sondaggio qui sotto, ma mi piacerebbe sapere cosa funziona meglio per te nella sezione commenti.
Getting Things Done di David Allen
Dite la vostra! Vota la tua app GTD preferita
Questo articolo è accurato e fedele al meglio delle conoscenze dell'autore. Il contenuto è solo a scopo informativo o di intrattenimento e non sostituisce consulenza personale o consulenza professionale in questioni aziendali, finanziarie, legali o tecniche.
